Dokumentenscanner Test 2015

Dokumentenscanner sind dann nützlich, wenn die schnelle Erfassung von zahlreichen Dokumenten innerhalb eines kurzen Zeitraums erforderlich ist. Zum Einsatz kommen sie beispielsweise in Banken, bei Versicherungen oder in papierlosen Büros. Auch Bibliotheken setzen Dokumentenscanner häufig ein, damit Dokumente platzsparend archivierbar sind. Der Prozess des Erfassens wird als Scannen bezeichnet.

Der Einsatz des Gerätes erfolgt häufig in Kombination mit einer Softwarelösung für das Archivieren von Dokumenten. In der Regel werden Dokumentenscanner zusammen mit speziellen Softwareanwendungen verwendet, zu denen Texterkennung, Bildverbesserung, Qualitätskontrolle oder andere Technologien gehören. Die Erfassung von geschäftlichen Dokumenten meistens mit Schwarz-Weiß-Geräten oder mit Scannern, welche unterschiedliche Graustufen unterscheiden können. Darüber hinaus gibt es auch Dokumentenscanner, welche Farbbilder erfassen können.

Testgeräte im Überblick

Einsteiger

Platz 1
Platz 2
Platz 3
79,99 €
Canon CanoScan LiDE 110
TaoTronics® TT-DS011 Handscanner
Doxie One

Mittelklasse

Platz 1
Platz 2
Platz 3
299,47 €
468,19 €
BROTHER ADS-1600W Duplex
Fujitsu ScanSnap iX500
Mustek A3 2400 S

Profi

Platz 1
Platz 2
Platz 3
309,00 €
1.530,53 €
HP L2738A Scanjet Enterprise Flow 5000 s2
EPSON GT-S85 A4
Plustek A300 Optic Book

 

Die Vorteile von Dokumentenscannern

Dokumentenscanner verfügen über einen besseren Papiereinzug, verursachen weniger Papierstaus und können größere Dokumentenmengen bewältigen. Das Geraderichten der Seiten geschieht automatisch, schiefe Scans werden vermieden. Auch das Beschneiden des richtigen Bildformats geschieht automatisch, ebenso wie das Einstellen von Helligkeit und Kontrast sowie die Erkennung leerer Seiten. Bestimmte Einstellungen wie Farbraum und Auflösung lassen sich fixieren, damit die Texterkennung dauerhaft zuverlässig ist. Blindfarben können herausgefiltert werden. Das Erkennen von Doppeleinzügen ist möglich. Dies trägt dazu bei, dass sich das Risiko des Dokumentenverlusts reduziert. Imprinter sorgen dafür, dass gescannte Seiten automatisch markiert werden. Die Abbildungsleistung ist besser, weshalb eine manuelle Nacharbeit nicht erforderlich ist. Im Dokumentenmanagementsystem ist eine zuverlässige Volltextsuche möglich. Das Scannen im TIF- Format vermeidet die Umwandlung für die Langzeitarchivierung und spart Zeit. USB angeschlossene Scanner ermöglichen das direkte Arbeiten mit einer Scanmaske, sodass die Dokumente sofort beim Erfassen in einem Arbeitsgang registriert werden.

Worauf Sie beim Kauf eines Dokumentenscanners achten müssen

Häufig werden Dokumentenscanner auch als Einzug- oder Durchzugscanner bezeichnet. Sie sind je nach Ausführung in der Lage Dokumentenstapel zwischen 50 und 1.000 Seiten abzuarbeiten. Die herkömmlichen Modelle können durch zwei CCD Sensoren Leisten sowohl die Vorder- als auch die Rückseite parallel in einem Arbeitsgang erfassen. Diese Funktion wird auch Duplex genannt. Wiederum andere Modelle sind eine Kombination aus Durchzug- und Flachbettscanner, damit gebundene Dokumente gescannt werden können, ohne zerstört zu werden. Die Qualität des Scans hängt von der verfügbaren oder gewählten Auflösung ab. Zumeist liegt die optische Auflösung eines Dokumentenscanners zwischen 200 und 400 ppi, doch auch 600 bis 1.400 ppi sind aktuell möglich.

Zu den typischen Schnittstellen für eine Datenübertragung an den angeschlossenen Computer gehören USB 2.0, Ethernet, Firewire oder SCSI. Vor einiger Zeit gab es ein eigenes Video-Schnittstellensystem, da der Datenstrom der Scanner zu groß war, selbst für SCSI-Systeme. Da die anderen Schnittstellen jedoch permanent beschleunigt werden, wird dieses Video-System nicht mehr benötigt.

Die Geschwindigkeit eines Dokumentenscanners hängt von mehreren Faktoren ab, nämlich vom Einsatzgebiet, der Auslegung sowie der ausgewählten Auflösung. Dokumentenscanner, welche im Berufsleben genutzt werden, scannen durchschnittlich etwa 25 Din-A4 Seiten pro Minute. Zentrale Hochleistungsscanner schaffen es sogar bis zu 500 DIN-A4 Seiten pro Minute beidseitig scannen. Häufig werden die Inhalte durch eine Texterkennungssoftware zur Weiterverarbeitung entpackt. Es gibt auch Scanner, die nicht nur einen digitalen Scan erstellen, sondern das ursprüngliche Dokument ebenfalls auf Mikrofilm fotografieren. Die heutigen Scanner besitzen diese Funktion jedoch in der Regel nicht mehr.

Automatischer Papiereinzug

Der automatische Papiereinzug sorgt dafür, dass die Blätter während des Scannens von einem Papierstapel eingezogen werden, zudem führt er sie nach dem Arbeitsgang wieder aus. Die Vorlagenabdeckung muss nicht geöffnet werden, sodass eine Zeitersparnis gelingt.

Automatische Abschaltfunktion

Die automatische Abschaltfunktion eines Dokumentenscanners ist dafür verantwortlich, dass das Gerät nach einer bestimmten Zeit automatisch abgeschaltet wird, wenn es nicht in Gebrauch ist. Auf diese Weise sparen Sie Energie.

Extraktion von Texten

Die Extraktion von Texten ermöglicht den schnellen Zugriff auf Dokumente, welche umgewandelt werden. Auf diese Weise können Sie sofort auf das Dokument zugreifen, das Sie kopieren möchten, ohne zu warten. Dabei spielt die Anzahl der Seiten keine Rolle. Hierzu müssen Sie einfach nur den Bereich auswählen, der extrahiert werden soll.

Werkzeuge für hohe Genauigkeit

Werkzeuge zur Textüberprüfung oder Bearbeitungstools, welche den Arbeitsaufwand erleichtern, sollten ebenfalls am Dokumentenscanner vorhanden sein. So erhalten Sie exakte Ergebnisse, welche Ihren Wünschen entsprechen. Überprüfungstools überprüfen, ob die Dokumente korrekt erkannt wurden und nehmen Korrekturen vor, falls es erforderlich ist. Mit einem Texteditor können Sie die Textformatierung auf einfache Weise korrigieren oder Textstile verwalten, noch bevor Sie die Ergebnisse speichern.

Umwandlung von PDF Dateien

Mit einer Umwandlungsfunktion gelingt es Ihnen PDF Dateien in einen editierbaren Text umzuwandeln, den Sie nach Bedarf bearbeiten, aktualisieren oder erneut verwenden können.